Declaração FSC na nota fiscal: o que escrever, onde colocar e exemplos

A declaração FSC na nota fiscal é o texto que informa, item por item, a categoria FSC do produto vendido (FSC 100%, FSC Mix 70%, FSC Mix Credit, FSC Recycled Credit, FSC Controlled Wood etc.) junto com o código do certificado de cadeia de custódia de quem vende. Pela norma FSC-STD-40-004, sem essa declaração no documento de venda o produto não pode ser vendido nem comprado como certificado. Na NF-e brasileira, ela costuma ir na descrição do item ou no campo de informações complementares, sempre com o código do certificado.

Este guia é para faturamento, fiscal e qualidade de gráficas, fabricantes de embalagens, distribuidores e serrarias.

Por que a declaração FSC na nota fiscal é obrigatória

A cadeia de custódia FSC funciona como uma corrente de documentos. Cada empresa certificada só pode declarar como FSC o material que recebeu com declaração FSC válida, e só repassa essa condição ao cliente se escrever a declaração no documento de venda. Se um elo deixa de declarar, o material perde a condição de certificado daí para frente, mesmo que fisicamente seja o mesmo papel ou a mesma tábua.

A norma de cadeia de custódia (FSC-STD-40-004) exige que a organização inclua nos documentos de venda e de entrega as informações que permitem ao cliente identificar o produto, o fornecedor certificado e a categoria FSC. É exatamente isso que o auditor confere por amostragem nas notas emitidas no período. Notas sem declaração, ou com declaração errada, aparecem como não conformidade.

Vale separar duas coisas que costumam se confundir:

• Declaração FSC no documento de venda: obrigatória em toda venda de produto vendido como certificado.
• Selo FSC no produto: opcional e sujeito às regras de uso da marca (FSC-STD-50-001). As diferenças entre os rótulos estão explicadas em selo FSC 100%, Misto e Reciclado.

Sem declaração na nota, não há venda certificada, com ou sem selo.

O que precisa constar no documento de venda FSC

De forma geral, a norma pede que o documento de venda (no Brasil, a NF-e) traga:

1. Nome e dados de contato da empresa vendedora, o que a NF-e já traz no emitente.
2. Nome e endereço do cliente, também já presentes no destinatário.
3. Data de emissão do documento.
4. Descrição do produto, clara o bastante para ligar o item ao grupo de produtos do certificado.
5. Quantidade vendida, na unidade usada no controle (kg, m³, folhas, unidades).
6. Código do certificado FSC do vendedor, no formato do tipo XXX-COC-000000 (ou XXX-CW-000000 para quem vende madeira controlada com certificado específico).
7. Declaração FSC de cada item que está sendo vendido como certificado.

Os itens 1 a 5 a NF-e resolve sozinha. O trabalho de configuração está nos itens 6 e 7. Atenção a um detalhe que gera muito erro: o código do certificado (com "COC") é diferente do código de licença da marca (FSC-C000000), que aparece no selo. Na nota vai o código do certificado.

As declarações FSC possíveis

A declaração escrita na nota depende da categoria do material e do sistema de controle que a empresa usa. Os detalhes de cada sistema estão no artigo sobre sistemas de controle FSC (transferência, porcentagem e crédito).

A regra de ouro: você nunca declara uma categoria melhor do que a recebida. Se o papel entrou como FSC Mix Credit e passou só por impressão e corte (sistema de transferência), sai como FSC Mix Credit. FSC Controlled Wood também tem limites próprios de uso, explicados em madeira controlada FSC.

Como colocar FSC na nota fiscal (NF-e)

A norma FSC não fala em NF-e, XML ou campos da SEFAZ. Ela pede que a informação esteja no documento de venda de forma clara. No Brasil, existem dois caminhos práticos, e muitas empresas usam os dois juntos:

1. Na descrição do item

Acrescentar a declaração ao final da descrição do produto, por exemplo "CAIXA PAPELAO ONDULADO 40X30X20 - FSC Mix Credit". É a forma mais segura, porque a declaração fica presa ao item. Atenção ao limite de caracteres da descrição no ERP.

2. No campo de informações complementares

Colocar o código do certificado e as declarações em informações complementares (informações adicionais de interesse do contribuinte). Funciona bem para notas com poucos itens. Com vários itens, referencie cada um pelo número ou código.

Também existe o campo de informações adicionais do produto, que fica vinculado ao item e é uma boa alternativa para não alterar a descrição cadastrada.

Antes de mudar o padrão de emissão, alinhe com o seu contador (para não afetar regras fiscais, cadastros e o XML) e valide o modelo com a certificadora, que é quem vai auditar as notas. Uma vez definido, deixe o texto configurado no ERP, no cadastro do produto ou numa regra automática, e não digitado à mão a cada emissão.

Exemplos de texto prontos para a nota fiscal

Os formatos abaixo são ilustrativos. Troque o código fictício pelo código real do seu certificado e confirme o padrão com a certificadora.

Gráfica (sistema de transferência), na descrição do item:
LIVRO 160X230MM MIOLO OFFSET 90G - FSC Mix 70%

Gráfica, em informações complementares:
Produtos certificados FSC. Certificado XXX-COC-000000. Item 1: FSC Mix 70%. Item 2: FSC Mix Credit.

Fabricante de embalagem (sistema de crédito):
CAIXA PAPELAO ONDULADO PARDA 50X40X30 - FSC Mix Credit - Cert. XXX-COC-000000

Serraria:
TABUA PINUS SECA 25X150MM - FSC 100% - Cert. XXX-COC-000000

Distribuidor de papel (revenda sem transformação):
PAPEL COUCHE 115G 66X96 - FSC Mix Credit - Cert. XXX-COC-000000

No caso do distribuidor, a declaração repete exatamente a categoria recebida do fabricante, e o código é o do certificado do próprio distribuidor, não o do fornecedor. Esse é um dos pontos tratados no artigo de certificação FSC para distribuidores.

Nota com itens certificados e não certificados

É comum a mesma nota trazer itens FSC e itens comuns: uma gráfica que fatura um pedido com miolo em papel FSC e um encarte em papel sem certificação, ou um distribuidor que vende vários papéis no mesmo pedido. Isso é permitido, desde que fique claro quais itens são certificados.

• Coloque a declaração apenas nos itens certificados.
• Não use frases genéricas como "produtos FSC" ou "empresa certificada FSC" em informações complementares de uma nota mista. Elas dão a entender que tudo é certificado.
• Se a declaração ficar em informações complementares, cite os itens um a um.
• Nunca coloque declaração FSC em produto que está fora do escopo do certificado, mesmo que seja feito do mesmo papel.

Documentos de transporte e entrega

Quando a mercadoria viaja com documento separado da nota de venda (romaneio, nota de remessa, ordem de carregamento, CT-e do transportador), a norma pede que o documento de entrega traga a declaração FSC ou uma referência clara que ligue a carga ao documento de venda, como o número da NF-e. Na prática:

• Venda e entrega na mesma NF-e: a declaração na nota resolve.
• Venda à ordem, entrega futura ou remessa separada: inclua a declaração também na nota de remessa ou referencie a nota de venda.

Erros na declaração FSC que geram não conformidade

Estes são os problemas que mais aparecem quando o auditor puxa uma amostra de notas na auditoria de manutenção FSC:

1. Nota sem declaração em produto vendido como certificado, geralmente por emissão manual ou cadastro novo sem a regra configurada.
2. Código errado: código de licença da marca (FSC-C) no lugar do código do certificado, ou código de outra empresa.
3. Categoria superior à recebida, como declarar FSC 100% sobre papel comprado como FSC Mix.
4. Porcentagem inventada ou desatualizada em declarações FSC Mix x% ou FSC Recycled x%.
5. Venda de crédito acima do saldo da conta de crédito do período.
6. Declaração em produto fora do escopo ou de grupo de produtos não incluído no certificado.
7. Nota emitida com certificado suspenso ou vencido. Nesse período, nenhuma venda pode sair com declaração FSC.
8. Frase genérica em nota com itens mistos, sem identificar os itens certificados.

A maioria se resolve com configuração no ERP e uma conferência simples no faturamento, registradas nos documentos da certificação FSC.

Como conferir a declaração FSC na nota do fornecedor

O recebimento é a outra ponta. Você só pode tratar como FSC o material que chegou com declaração válida. Um roteiro de conferência para o almoxarifado ou a qualidade:

1. A declaração está na nota? Procure na descrição do item e nas informações complementares.
2. A categoria está clara para cada item? FSC 100%, FSC Mix Credit, FSC Recycled x% etc.
3. O código do certificado está presente? E ele é do fornecedor que emitiu a nota?
4. O certificado está válido? Consulte o código na base pública do FSC (search.fsc.org). O passo a passo está em como consultar certificado FSC.
5. O produto está no escopo do certificado do fornecedor? Na mesma consulta é possível ver os grupos de produto.
6. Registre a entrada com a categoria e a quantidade, que vão alimentar o seu sistema de controle.

Se faltar a declaração ou o certificado estiver suspenso, o material entra como não certificado. Peça ao fornecedor a correção pelo meio fiscal adequado (carta de correção ou novo documento, conforme orientação do contador) antes de usar o material como FSC.

Como a NexFlora ajuda

Na consultoria de certificação FSC da NexFlora, definimos na visita presencial o sistema de controle, o padrão de texto das notas e o roteiro de conferência no recebimento. A contratação da certificadora já está incluída no pacote e a certificação de cadeia de custódia fica pronta em até 15 dias. Quem emite o certificado é a certificadora acreditada, após a auditoria.