Auditoria de manutenção FSC: como manter o certificado válido

Conseguir o certificado FSC é o primeiro passo. Mantê-lo é o que garante que a empresa continue vendendo para os clientes que exigem o selo. A boa notícia é que a manutenção é previsível: um calendário de auditorias conhecido e um conjunto de rotinas que, bem estruturadas, cabem no dia a dia. Este guia explica como funciona o ciclo do certificado e o que costuma levar à suspensão.

O ciclo de vida do certificado

O certificado FSC de cadeia de custódia tem validade de 5 anos. Nesse período, a certificadora faz auditorias de manutenção (também chamadas de auditorias de supervisão ou de acompanhamento) em geral uma vez por ano. Ao final do ciclo, uma auditoria de recertificação avalia o sistema completo e, se aprovado, dá origem a um novo certificado de 5 anos.

A recertificação deve ser concluída antes do vencimento. Se o certificado expirar, a empresa fica sem cobertura até obter um novo, o que interrompe as vendas com declaração FSC.

O que o auditor verifica na manutenção

A auditoria de manutenção segue os mesmos requisitos da auditoria inicial, que detalhamos no guia sobre auditoria de certificação FSC. O foco, porém, é o período desde a última visita:

• Compras: notas de entrada com declaração e código de certificado válidos, e verificação dos fornecedores na base pública do FSC.
• Produção e estoque: identificação e separação do material certificado conforme o sistema de controle.
• Balanço de volumes: coerência entre o que entrou e o que saiu como certificado, período a período.
• Vendas: notas fiscais com a declaração correta e o código do certificado.
• Uso da marca: selos e menções ao FSC em produtos, site e materiais aprovados conforme as regras.
• Terceirização: acordos e controles com terceiros atualizados.
• Treinamento: equipe nova treinada e responsáveis atualizados.
• Não conformidades anteriores: evidência de que as correções foram implementadas e funcionam.

Não conformidades: menores e maiores

Quando o auditor encontra algo em desacordo com a norma, registra uma não conformidade. Elas se dividem em dois tipos:

• Menor: falha pontual, que não compromete a integridade do sistema. A empresa apresenta um plano de ação e a correção é verificada, em geral, na auditoria seguinte.
• Maior: falha que compromete o sistema ou a credibilidade das declarações FSC, como vender material não certificado como certificado. Precisa ser corrigida em prazo curto definido pela certificadora.

Um ponto importante: uma não conformidade menor que não é corrigida até o prazo pode ser elevada a maior. Muitas suspensões começam assim, com pendências pequenas que ficaram esquecidas.

O que leva à suspensão do certificado

A certificadora pode suspender o certificado quando a empresa deixa de cumprir os requisitos. As causas mais comuns são:

• Não conformidade maior não corrigida no prazo;
• Recusa ou impedimento de realizar a auditoria de manutenção dentro do período previsto;
• Falta de pagamento das taxas da certificadora ou da taxa anual do FSC;
• Declarações falsas ou uso indevido da marca FSC;
• Mudanças não comunicadas que afetam o escopo, como troca de unidade ou inclusão de processos.

Durante a suspensão, a empresa não pode vender produtos com declaração FSC nem usar a marca. Se as causas não forem resolvidas, o certificado pode ser cancelado, e a empresa precisa recomeçar o processo do zero.

Rotinas que evitam problemas

1. Responsável nomeado, com substituto, para o sistema FSC.
2. Checagem mensal de certificados de fornecedores e de notas de entrada e saída.
3. Balanço de volumes fechado no período definido, e não só às vésperas da auditoria.
4. Auditoria interna anual antes da visita da certificadora.
5. Treinamento na integração de novos funcionários de compras, estoque, produção e faturamento.
6. Calendário com as datas de auditoria e de vencimento do certificado.

Para empresas pequenas, a maior parte das falhas aparece quando o responsável sai da empresa e ninguém assume as rotinas. Documentar os procedimentos de forma simples resolve boa parte do risco. O artigo sobre erros na certificação FSC traz outros cuidados.

Certificado suspenso ou vencido?

Se a sua empresa perdeu o certificado ou está com pendências que ameaçam a próxima auditoria, a NexFlora faz visita presencial, organiza o sistema e conduz o processo com a certificadora incluída no pacote. Para quem precisa certificar de novo, a cadeia de custódia fica pronta em até 15 dias, com o certificado em mãos ao final. Veja como funciona na página de certificação FSC.